Implementace a údržba

Implementace InviteCRM probíhá v několika krocích, díky použitým technologiím probíhá rychle a efektivně. Systém InviteCRM je nenáročný na údržbu, díky použití standardních a rozšířených technologií není třeba dodatečně najímat další specialisty.

Potřebný HW
Minimální konfigurace je dána požadavky pro běh serverového SW specifikovaného v dalším odstavci. Obecně by jako základ mělo dostačovat jakékoli moderní PC (není nutné vlastnit specializovaný serverový HW), pouze s mírně nadstandardní kapacitou paměti (2GB RAM).
Potřebná kapacita disku závisí na intenzitě a způsobu využívání systému - obecně jde o kapacitu v řádu několika jednotek až desítk GB. Je-li systém využíván intenzivně i pro správu dokumentů (včetně multimediálího obsahu), je potřeba počítat s adekvátně vyšší diskovou kapacitou.

Potřebný serverový SW
Systém InviteCRM pro svůj běh potřebuje následující servery:

• Windows 2003 Server
• IIS (součást výše uvedeného) pro provoz ASPX
• MS SQL Server 2005 (edice a licenční model závisí na konkrétních podmínkách u klienta)
• SMTP – mailový server pro rozesílání zpráv (může být libovolný, pravděpodobně se využije klientův stávající, či ten, který je součástí IIS)

InviteCRM nevyžaduje vysoký výkon serveru, ani jeho exkluzivní použití. Pokud tedy klient již některý z výše uvedených serverů vlastní pro potřeby jiných provozovaných aplikací, může InviteCRM servery s těmito stávajícími aplikacemi sdílet.
V minimalistických instalacích lze za základní požadavek považovat WindowsXP Professional a MS SQL Server 2005 Express, který je k dispozici zdarma.

Hosting
V případě zájmu je možné pro provoz systému InviteCRM zajistit profesionální hosting. Systém je pak provozován na hardware providera, zároveň je zajištěna základní údržba, zálohování, rychlé připojení serveru k Internetu (je umístěn na páteřní síti) a podobně. Financování je řešeno prostřednictvím měsíčního poplatku, který může zahrnovat i pronájem příslušného serverového software (Windows 2003 Server, MS SQL Server).

Postup implementace produktu

• Ustanovení implementačního teamu: Kdo se bude účastnit za dodavatele a kdo za zákazníka. Cílem je pokrýt potřebné okruhy profesí (marketing, obchod, HR, IT, ..), zajistit hladkou a efektivní komunikaci dodavatele a odběratele během implementace tak, aby celý projekt směřoval k úspěšnému završení.
• Úvodní analýza: Zjištění stavu IS/IT zákazníka (od hardware po existující informační systémy), popis současných IS, jejich možné vazby na CRM. Analýza zdrojů dat a datových toků, návrh nových datových toků (již s Invite). Analýza konektivity, návrh varianty instalace (lokální / hostovaná).
• Instalace: Případné dodání potřebného HW, instalace serverového SW, instalace samotné aplikace InviteCRM.
• Doplňkové služby: Dle individuálních potřeb klienta je možno zajistit propojení InviteCRM s dalšími IS zákazníka (účetní či skladový systém, eShop, atd..) či se systémy jeho dodavatelů a odběratelů.
• Customizace: Nastavení aplikace dle potřeb zákazníka, nastavení práv, prvotní importy dat, atd. - případně i tvorba grafických šablon pro mailingy, návrh webového portálu pro koncové klienty dle požadavků zákazníka (nadstandardní služba).
• Školení: Tréning pro administrátory, tréning pro uživatele.

Časová náročnost, harmonogram implementace

• Závisí na více faktorech – velikosti organizace klienta, součinnosti klienta, variantě instalace, požadovaných volitelných službách apod.
• Řádově se pohybuje 1 týden u menších organizací a 2-4 týdny u větších
• Ze strany klienta je nutné pouze předání požadovaných informací, u lokální instalace přístup k serveru a účast obsluhy na zaškolení

Správa a údržba systému
Zákazník se rozhodne, zda se bude o údržbu systému starat sám či zvolí pravidelnou údržbu dodavatelem, kterou doporučujeme kvůli zajištění hladkého a spolehlivého odstraňování případných poruch, aktualizací apod. Pokud je správa systému zajišťována dodavatelem (Invite CRM sro), je potřeba zajistit vzdálený přístupu na SQL Server, FTP přístup pro zasílání upgrade ASPX a RemoteDesktop pro správu serveru a support.
V závislosti na schopnostech klientova IT oddělení je možno přesunout zodpovědnost za stav systému, za pravidelné zálohy, za analýzu a čištění logů, atd… na toto oddělení. Hlášení o problémech probíhá přednostně elektronicky prostřednictvím specializovaného systému, případně pomocí emailových zpráv nebo telefonicky.